Просто... Как все гениальное

В менеджмент активно проникает подход, получивший название simples rules (простые правила бизнеса). Его суть – в формулировании свода простых и доступных правил, которыми могут руководствоваться все без исключения сотрудники компании, независимо от национальной или религиозной принадлежности. Simples rules помогают принимать инвестиционные решения, выстраивать эффективное взаимодействие с клиентами и коллегами, осуществлять управленческие функции. Простые правила бизнеса – это не регламенты и стандарты, а живая культура организации, помогающая сохранять адаптивность и развиваться.

Откуда взялись "простые правила" бизнеса?

Концепция simples rules официально родилась в процессе исследований поведения сложных адаптивных систем. Вначале ученые заинтересовались вопросами изменения роста популяций, строительства гнезд термитами и образования стай птицами. Для того, чтобы разобраться в закономерностях существования и управления сложными системами, использовали компьютерные симуляции. Цифровое моделирование поведения сложносоставных систем (стая птиц или рыб) показало, что жизнестойкость группы обеспечивается наличием несколько элементарных, безусловных правил. В случае с птицами достаточно всего трех простых установок, чтобы получить согласованное стайное поведение:

• лететь к центру стаи;
• согласовывать скорость с другими;
• избегать столкновений.

Удивительно, но всего трех правил достаточно, чтобы определить весьма сложные коллективные модели поведения, обеспечить не просто выживание, но и продолжительное успешное существование.
Как только концепция simples rules получила признание в качестве объяснительной модели для возникновения общих устойчивых поведенческих паттернов, она была применена для человеческого взаимодействия.

Основные правила бизнеса и ценности

Согласно концепции simples rules, поведение людей в организациях может формироваться благодаря использованию короткого списка обязательных установок. Основные правила ведения бизнеса помогают сотрудникам ориентироваться и совместно действовать в соответствии с основополагающими целями и ценностями компании. К примеру, если в организации есть убеждение о значимости людей, тогда простое правило выглядит следующим образом: «Уважаем опыт и личный вклад каждого».
Поскольку простые правила – не просто высокие слова, а конкретное руководство к действию, это означает, что сотрудники умеют и могут:

• изменять порядок выполнения работы;
• удовлетворять потребности клиентов разными способами;
• быть наставниками или руководить людьми в поддерживающем ключе;
• выбирать направления развития для себя и других;
• давать конструктивную обратную связь вверх и вниз по оргструктуре.

Как простые правила управляют работой предприятия

По сути, проверенный временем набор бизнес-правил управляет работой в компании. Simples rules позволяют принимать бизнес-решения, ориентироваться в действиях других людей, выстраивать продуктивные взаимоотношения в коллективе. Используя список правил как инструмент и поддерживающий механизм в процедурах принятия решений и планирования, организация получает множество выгод:

• сотрудники лучше разбираются в поведении других, что ведет к большей сплоченности и согласованности действий;
• коллективу становится доступна логика руководителей, что порождает чувство безопасности и уверенности;
• снижается потребность в высоком уровне бюрократизма и формализации всех решений на случай непредвиденных обстоятельств;
• все подразделения организации взаимодействуют в соответствии с простыми правилами;
• simples rules не меняются с течением времени, обеспечивая преемственность организационных и поведенческих порядков на протяжении периодов изменений.

По мере того как организация в своих политиках и процедурах начнет опираться на простые правила, в ней создастся свой неповторимый «генетический код», который сотрудники будут воспроизводить в своих отношениях и в индивидуальных решениях.
 

Сфера использования простых правил

В бизнесе есть еще несколько областей управления, где находят свое применение простые правила.
Если simples rules используются в стратегии – они замещают цели. Например: инвестируем в новые проекты только со сроком окупаемости до 2 лет (что важно в нестабильные, кризисные времена). В сфере оперативного взаимодействия отделов они формируют корпоративную культуру. Простые правила в отношении клиентов обеспечивают лояльность и повторные заказы.
 

Пример применения системы простых бизнес-правил

Реальный бизнес-кейс. Строительный холдинг столкнулся с проблемой взаимодействия управляющей компании и производственных подразделений. Представители функциональных служб первой систематически проводили инспекции на строительных площадках, формируя отчеты, которые попадали прямиком на стол генеральному директору. Проверки проводились по давним традициям строительных трестов или концернов, поэтому картина в отчетах представлялась исключительно в «черных тонах». Директора производственных подразделений негодовали по поводу такого однобокого освещения ситуации. В кругах строителей стала формироваться нелицеприятная оценка действий инспекторов, а вслед за этим и всех руководителей управляющей компании: «нахлебники», «ладно – не помогают, но пусть хоть не мешают», «недокомпетенты» и т. п. В результате отношения в холдинге между управляющей компанией и производственными подразделениями перешли в разряд враждебного противостояния. Помогла примирить стороны совместная работа руководителей над формулировкой простого правила: «Контроль как оценка, помощь и поддержка». Цель проверок после этого постепенно изменилась и стала заключаться не в наказании за отступление от требований, а в повышении производственных показателей и улучшении имиджа компании!

Внедрение простых бизнес-правил в компании

Конечно, изменение поведения руководителей и сотрудников в соответствии с новыми простыми правилами не происходит волшебным образом. Как и любая трансформация, оно требует времени и усилий. На тернистом пути внедрения простых правил для развития бизнеса руководствуйтесь следующими рекомендациями (адаптировано по G. Eoyang, 1997)*.
 

• Правила должны быть разработаны, чтобы формировать и вознаграждать желаемое поведение в организации.
• Правила должны быть как можно более простыми, краткими, обладать мощным воздействием и передаваться внутри организации.
• Список simples rules должен быть краток: семь плюс/минус два правила. Чем меньше их будет (пока они при этом отражают суть организации), тем лучше.

Краткость списка важна по двум причинам:

1. Люди не смогут запомнить больше рекомендованного количества, а если эти правила призваны определять индивидуальное поведение, они должны легко запоминаться и передаваться от человека к человеку.
2. Дополнительное уменьшение списка до минимального числа подталкивает к разграничению правил и инструкций. Инструкции также содержат правила, но сфера их применения маленькая, только для отдельной должности.

Простые правила должны касаться важных сфер отношений внутри организации:

• минимум одно правило должно регулировать то, как люди работают в команде (пример: собирай команду проекта из разных функциональных подразделений);
• минимум одно правило должно отражать различия, существующие внутри группы (учитывай мнение, противоположное твоему);
• минимум одно правило должно определять, как члены организации делятся информацией и другими ресурсами (информируй о значимых изменениях).

Каждое правило должно начинаться с глагола. Когда фокус смещается на действенно-ориентированные утверждения, люди яснее представляют, чего от них ожидают.
 

«Правила» не равно «инструкции»

Принципиально важно различать simples rules и инструкции. Последние также содержат правила, которые регулируют деятельность сотрудников, однако касаются лишь одной или нескольких должностей в компании. В инструкциях прописаны частные правила, и только немногие из них претендуют на то, чтобы стать простым правилом компании.
Для того чтобы определить, какое основополагающее правило лежит в основе инструкции, нужно получить ответ на вопрос: «Почему это важно?», «Какова конечная цель этой инструкции?». Если ответ получится локальным – только для данной должности или отдела, значит Вы не нашли простое правило.
Для внедрения простых правил не важна отраслевая специфика компании: это могут быть как небольшие профессиональные сервисные фирмы (аудиторские, юридические), так и холдинги либо группы компаний.
Примеры simples rules компаний из разных отраслей

• «Правило задачи». Задача может иметь один из трех статусов: выполнена, перенесена, отменена (инжиниринговая компания, поставщик услуг).
• «Делай сложное доступным». Любой проект в бизнесе, кажущийся сначала невыполнимым, можно разделить на ряд простых технологичных этапов, которые доступны сами по себе и делают реализуемым весь проект. Нужно лишь проявить смекалку и изобретательность, а дальше – терпение и настойчивость во внедрении (автомобильный дистрибьютор).
• «Компания развивается каждым». Постоянное движение и рост организации обеспечиваются инициативой и новыми идеями, предложенными любым работником (FMCG-оператор).
• «Делегируйте, регистрируйте или действуйте»: делегируйте, если задачу клиента может решить кто-либо еще; регистрируйте, если вы уникальный специалист, но задача не срочная; действуйте, если задача действительно неотложная (сервисная компания в сфере ИТ).

Подход simples rules жизненно необходим фирмам, которые в своей бизнес-модели используют ресурс самоорганизации – это инжиниринговый бизнес, рекламные и креативные агентства, ad-hoc** компании. Стоит обратить на него внимание и руководителям традиционных организаций, которые делают ставку на инициативность сотрудников и поощряют высокую самостоятельность.
Ограничения: простые правила не годятся для организаций, использующих технократический подход. В таких компаниях вместо простых правил рождаются инструкции, для внедрения которых требуется «инструкция по написанию инструкции», что порождает дурную бесконечность формализации и бюрократии.

---

* Адаптировано по G.Eoyang. Coping with chaos: Seven simple tools. Cheyenne, Wyoming: Lagumo, 1997.

**Адхократические организации (от латинского ad hoc – предназначенный для данного случая) – выстраивают свою структуру не под долгосрочные цели, а под проблемы, проекты, актуальные решения. Формальности (иерархия, рабочие режимы, деловой стиль) в такой организации сводятся к минимуму, действиям работников присуща высокая степень свободы, главное – качественная работа и умение решать проблемы.

Статья опубликована в журнале «Профессия - директор», Россия (декабрь '2012)

У нас есть целый раздел, посвященный разработке систем мотивации и другим вопросам HR-консалтинга - заходите! Ищете реальные кейсы? Обращайтесь, подберем под вашу ситуацию, проконсультируем и поможем решить ваши проблемы в компании, включая внедрение "простых правил", описанных выше!

Вам может понравится прочитать и эти материалы