Зрелость управления проектами – где находится ваша организация?

Если вы ответили «нет» более чем на два вопроса из перечисленных, то возможно, вы захотите провести оценку зрелости управления проектами. Для целей этой статьи мы определяем зрелость управления проектами как: прогрессивный уровень внедрения проектного управления в качестве деловой практики.

Каждая организация имеет свой уровень зрелости PM (Project management). Некоторые организации имеют низкую зрелость, а это означает, что проекты были плохо спланированы, не выполнены и не завершены. У других организаций проекты хорошо спланированы, выполнены и завершены, так как они имеют высокий уровень зрелости, что означает, что у них есть определенный процесс управления проектами, и, они рассматривают его как один из ключевых способов достижения стратегических целей. Большинство организаций, которые занимаются проектами, находятся где-то посередине между двумя крайностями.

Каковы уровни зрелости управления проектами?

В основном в управлении проектами существует несколько моделей зрелости (их более 20). Некоторые из них специфичны для конкретной отрасли, в то время как другие носят более общий характер. Например, индустрия программного обеспечения в основном использует интеграцию модели зрелости возможностей (CMMI). Эта модель была разработана Институтом разработки программного обеспечения Университета Карнеги-Меллона. Более универсальной моделью, которая может быть применена в самых разных отраслях, является Модель зрелости управления организационными проектами (OPM3), разработанная Институтом управления проектами (PMI). Сравнение этих двух моделей можно найти в таблице ниже.

* Уровни в таблице идут снизу-вверх, стартовым уровнем считается уровень 1, более зрелый уровень – 5. С помощью таблицы в данном виде, мы подчеркиваем значимость восходящих уровней.

Существует различная степень уверенности в результатах методов оценки и зависит результат от того, какую модель и какое количество ресурсов, необходимых для проведения оценки, вы используете.

Как узнать, где находится ваша организация в спектре зрелости управления проектами?

Существует консультанты, которые возьмут тысячи долларов за проведение оценки для вашей компании. На основе этой оценки они дадут рекомендации о том, как вам добраться из того места, где вы находитесь, туда, где, по вашему мнению, вы хотите быть. Эти рекомендации могут варьироваться от очень простых и экономически эффективных способов до очень дорогостоящих и трудоемких. Как правило, дорогостоящих и трудоемких изменений организации стараются избегать, потому что для них это совершенно новый и незнакомый способ ведения дел.

В Интернете доступны инструменты для самооценки, которые можно использовать, но есть предостережения относительно их использования. Методика оценки может быть плохо написана, в ней могут использоваться запросы только для определенных отраслей, также в методике оценки может не содержаться анализ ответов, методика может дать неверно истолкованную оценку, также оценка может быть проведена неправильно и множество других проблем. Но, с другой стороны, в инструментах для самостоятельной оценки уровней зрелости не описывается, что ваша организация должна делать дальше, после проведения оценки.

Какое влияние уровень зрелости управления проектами оказывает на проекты?

Доступны несколько исследований, которые показывают четкую связь между уровнем зрелости PM и успехом проекта. Как правило, между самым низким уровнем зрелости и самым высоким уровнем зрелости может произойти увеличение успеха проекта на целых 50%.

Как проводится оценка зрелости PM?

Существует три основных подхода к проведению оценки: оценка сверху вниз, оценка триста шестьдесят (360) и оценка снизу вверх. При правильной методологии любой из этих подходов может быть проведен либо самостоятельно, либо с привлечением подрядчика.

Подход «сверху вниз» начинается с оценки высшим руководством собственного понимания и знаний в области управления проектами и это приводит к определению уровня зрелости – на уровне руководства. При таком подходе анкета заполняется и оценивается по простой системе подсчета баллов. Преимущество методологии «сверху вниз» простое: операционные директивы исходят сверху вниз, поэтому, чтобы повысить зрелость управления проектами, первоначальная инициатива по повышению зрелости должна начинаться сверху.

Оценка 360 означает, что все участники будут оценивать всех остальных с точки зрения управления проектом. Это влечет за собой изучение вопросов на различных уровнях организации, оценку того, насколько хорошо обрабатывается / проводится PM на всех уровнях. Сравнение ответов проводится для того, чтобы исключить различия между теми, кто реализует/работает над проектами. Количество оценочных вопросов может варьироваться от менее, чем 100, до более, чем 800. Некоторые оценки требуют проведения подрядчиком, а другие могут проводиться самостоятельно. При проведении оценки собственными силами для интерпретации результатов используется описанный подход (в книге или веб-сайте), который предоставляет обобщенный набор ответов на основе системы оценки. 

Если сравнить оценку 360 с подходом CMMI, то он представляет собой самооценку, содержит менее 200 вопросов и не требует участия какого-либо подрядчика. А вот подход OPM3 требует участия подрядчика для администрирования и содержит более 800 вопросов.

Подход «снизу вверх» характеризуется тем, что сотрудники самостоятельно проявляют инициативу, некоторые из идей находят отклик у коллег и поддерживаются лидерами организации. Зачастую инициатива поступает от высшего руководства (лидеров), но на самом деле руководство не стоит за изменениями. Например, может быть проведено несколько тренингов, обсуждаются некоторые модные словечки и крылатые фразы, но когда дело доходит до фактического выполнения и изменения процессов, высшее руководство говорит: "На самом деле это не то, что мы думали..." и они отказываются от этого. Стоит отметить, что подход «снизу вверх» редко приводит к повышению зрелости.

Что вы делаете с информацией, полученной в результате оценки?

По результатам проведения оценки можно определить текущее состояние зрелости. Группа (руководство, лидеры или подрядчик), которая проводит оценку уровней зрелости и, на которую возложена ответственность за принятие решения о том, как двигаться дальше, определяет доступные альтернативы, и составляет план перехода из пункта А в пункт В (упоминается ниже). Графически это выглядит так:

Каждой организации придется принимать решения и планировать, как двигаться вперед, основываясь на своем видении, миссии, убеждениях, ценностях, культуре и стратегических целях.

В плане будут изложены конкретные действия, которые организация должна предпринять для повышения уровня зрелости в проектном управлении. Эти действия могут быть радикальными и масштабными, например, потратить год на разработку методов управления проектами, обучение персонала и поиск инструментов, которые помогут менеджерам по управлению проектами выполнять свою работу. Действия также могут быть простыми, например, политика найма сотрудников, которые будут работать с данными по управлению проектами. Тем не менее, есть элемент, касающийся любых действий, предпринимаемых для повышения зрелости PM: наилучший подход заключается в том, чтобы предпринимать последовательные, небольшие шаги по повышению зрелости, а не огромные и сложные шаги.

В чем преимущество знания зрелости PM вашей организации?

Если вы не знаете, в чем проблема, вы потратите время, усилия, ресурсы и деньги на устранение симптомов, а не на устранение первопричины. На самом базовом уровне знание текущей зрелости управления проектами помогает определить отправную точку (назовем ее точкой А). Используя стратегическое видение организации в качестве конечной точки (назовем ее точкой Б), вы можете определить путь, по которому можно добраться из пункта А в пункт Б. Естественно, это может быть долгим, затяжным и сложным процессом и может потребовать помощи извне.

Есть еще одно преимущество. Если вам трудно понять, почему все происходит так, как происходит (и обычно не к лучшему), знание уровня зрелости может принести пользу руководителям, чтобы они могли планировать решение этих проблем заранее.

Организации, повышающие свой уровень зрелости, получают множество преимуществ, включая следующие, но не ограничиваясь ими:

• Повышение удовлетворенности клиентов результатами проекта

• Более высокая отдача от инвестиций в проект

• Улучшение графика и бюджетной устойчивости

• Снижение затрат на качество при одновременном повышении уровня этого качества

•  Более высокая производительность при одновременном повышении морального духа сотрудников

Вам может понравится прочитать и эти материалы