Просто подумайте и вспомните как выглядела индустрия управления проектами десять лет назад? Меньше методологий, меньше инструментов, меньше проектных команд и сами проекты проще. По сравнению с 2019 годом и ранее ситуация кардинально изменилась, поскольку проектных команд становится все больше, а проекты все сложнее.
Как гласит старая пословица, «Перемены - это единственная константа». Это кажется настолько верным для индустрии управления проектами, так как картина управления проектами быстро меняется в связи с развитием технологий, инструментов и последних тенденций. И изменения, похоже, не замедляются.
Давайте взглянем на новые тенденции в управлении проектами, происходящие по всему миру.
Самые важные тренды управления проектами в 2023 году (общая картина трендов)
Расширение возможностей искусственного интеллекта (ИИ) и автоматизации
Вокруг искусственного интеллекта и его последствий очень много шума. И сегодня, влияние ИИ и автоматизации можно увидеть не только в аэрокосмической промышленности, здравоохранении и управленческом учете, но и в сфере управления проектами.
Воздействие ИИ: Для выполнения повседневных задач, возникающих в управлении проектами, многие компании уже начали использовать ИИ через автоматизацию этих задач. Также автоматизация весьма полезна для повышения производительности внутри компании
Уже сегодня руководители проектов могут использовать автоматизацию не только для выполнения простых задач, но для выполнения сложных задач, начиная от планирования и заканчивая визуализацией данных, а также для принятия обоснованных решений на основе собранной информации.
Что с этим делать:
Прежде всего, руководители проектов должны использовать ИИ в рамках управления проектами, а затем научиться использовать его для успешного завершения проекта и получения запланированного результата.
Как только вы научитесь использовать ИИ для автоматизации трудоемких процессов, выполнение проекта станет намного проще, чем раньше. Это также даст возможность для построения значимых отношений с членами вашей команды и клиентами.
Так, например, искусственный интеллект позволяет лучше оценивать риски: нам всем известно, как сдвигаются сроки из-за неверной оценки времени на определенные задачи, либо из-за неизвестных заранее внешних факторов. С помощью ИИ вы можете построить реалистичный прогноз результатов проекта, прогноз необходимых затрат, а также получить правильную оценку продолжительности проекта и спрогнозировать его сроки.
Включение гибридных подходов в управлении проектами
Это правда, что не все проекты одинаковы, и не все команды могут придерживаться одной конкретной методологии. Возможно, именно поэтому концепция гибридного управления проектами привлекает большое внимание, и количество руководителей проектов и Scrum-мастеров, сочетающих более одной методологии, растет день ото дня.
Проще говоря, гибридное управление проектами относится к методам, сочетающим подходы традиционного PM и Agile подхода.
Результат: При внедрении одного из подходов управления проектами, у вас есть возможность объединить свой пул проектов, задачи, команду и коммуникации в едином информационном поле для достижения результата. Но, при смешивании традиционного подхода с Agile методологией члены команды с разными взглядами и стилями работы могут работать вместе по-своему, обеспечивая большую стабильность, вовлеченность и эффективность.
Что с этим делать:
Будьте благоразумны и рассудительны для того, чтобы понять, какая методология лучше всего подходит для конкретного проекта. Компетентные руководители проектов выбирают сочетание гибкой и традиционной методологии, чтобы получить лучшее из обоих подходов.
Совет: Мы рекомендуем использовать традиционный подход для простых и понятных этапов проекта и гибкий подход для более сложных проектов или его этапов.
Влияние эмоционального интеллекта (EQ)
Возможно, вам интересно, какое отношение к успеху проекта имеет способность понимать и распознавать эмоции? Что ж, это действительно играет жизненно важную роль, например, эксперты в области EQ считают, что эмоциональный интеллект является одним из самых сильных факторов, определяющих производительность на рабочем месте, независимо от характера вашей работы.
Воздействие EQ: Управление проектами выходит за рамки определения стоимости, установления сроков и определения масштаба (тройного ограничения в управлении проектами). Сегодня руководители проектов также должны управлять людьми, а это указывает на дополнительные сложности в проекте.
Несвоевременное распознавание эмоций членов команды проекта может приводить к серьезным спорам и конфликтным ситуациям в команде. Даже результат проекта будет зависеть от эмоционального состояния команды, и, очевидно, что в конфликтной ситуации не получится достичь безупречного результата.
Что с этим делать:
Чтобы иметь дело с разными личностями и обеспечить успех проекта, требуется правильное понимание эмоций (как своих, так и других). Способность распознавать эмоции и управлять ими является необходимым и достаточно важным лидерским навыком для руководителей проектов по всему миру.
Таким образом, изучение эмоций и того, что движет людьми, становится как никогда важным для избегания конфликтов и достижения запланированных результатов проекта в срок.
Больше внимания анализу данных и цифрам
Управление проектами включает в себя большое количество данных. Руководители проектов все чаще используют аналитические данные для принятия обоснованных решений по улучшению управления проектами и ускорению роста бизнеса.
Воздействие: Будь то планирование проекта, управление качеством или оценка рисков, использование аналитики Big Data уже используется в управлении проектами. Большие данные полезны для изучения и анализа текущего состояния проекта и проделанной работы в проекте, полезны при формировании команды и определения количества участников в проекте, для привлечения членов команды к выполнению задач, для определения необходимого набора навыков у членов команды и т.д.
Что с этим делать:
Умные и мудрые люди используют технологические достижения, чтобы оставаться компетентными. Аналитика данных, при правильном использовании, способна принести большую пользу для бизнеса.
«Управлять можно только тем, что можно измерить», – Питер Друкер, гуру менеджмента
Если вы из тех, кто не любит цифры, найдите инструменты, которые могут выполнить эту работу за вас. Инструменты аналитики проекта предлагают стратегические параметры, с помощью которых возможно получить более полную картинку необходимых действий в проекте. Вы можете получать высокоуровневые данные и настраиваемые отчеты с помощью таких технических инструментов, как Google Data Studio, Tableau для визуализации данных.
Передовые инструменты и решения для управления проектами
В сегодняшнюю цифровую эпоху инструменты управления проектами стали неотъемлемой частью управления проектами. Цифры говорят о том же. Согласно исследованию, 77% высокоэффективных проектов используют программное обеспечение для управления проектами для планирования, выполнения и контроля всех аспектов управления проектами.
Воздействие: Инструменты и решения для управления проектами всегда были решающим фактором. Ниже приведены некоторые примеры того, как эти инструменты вносят положительные изменения в управление проектами.
- Планирование проекта: использует данные из предыдущих проектов для лучшего планирования
- Планирование и отслеживание времени: отслеживает время, затраченное на выполнение задач, и управляет запланированными событиями, встречами, контрольными точками в проекте и сроками.
- Коммуникация и совместная работа: позволяет обмениваться важной информацией с членами команды, клиентами, заинтересованными сторонами
- Бюджеты и сроки: помогает реализовывать проекты в рамках выделенного бюджета
- Отслеживание прогресса: отслеживает текущие проекты, находятся ли они в рабочем состоянии (идут по плану) или нет, нуждаются ли ресурсы в корректировке или нет.
Что с этим делать:
Разумеется, что инструменты управления проектами помогают руководителям проектов планировать и выполнять проекты в срок. Они также предоставляют членам команды платформу для общения и совместной работы в одном месте.
Рост уровня удаленной работы
Ни для кого не новость, что за последние пару лет количество специалистов, предпочитающих удаленную работу, резко возросло. И эта тенденция никуда не денется и согласно исследованию Стэнфордского университета, сотрудники фактически повысили свою производительность примерно на 20%, когда им было разрешено работать из дома. Кроме того, исследования показали, что удаленные работники в месяц работали на 6−8 часов больше, чем в офисе.
Воздействие: Удаленное управление проектами предлагает множество преимуществ. Во-первых, это более гибкий график, во-вторых, отсутствие необходимости каждый день ездить в офис, следовательно, экономия денег и времени на дорогу, в-третьих, непрерывность работы, то есть дистанционная работа не останавливается из-за внешних воздействий: больничный, семейные обстоятельства, поход к стоматологу - ради этого не нужно брать выходной на целый день или открывать больничный. И, помимо этого, вы получаете возможность работать и привлекать в проект различных зарубежных экспертов и с помощью инструментов видеосвязи получать от них важную информацию, необходимую для достижения результатов проекта, в короткий срок.
Что с этим делать:
Чтобы выявить лучшее в работе вашей удаленной команды, обратите внимание на несколько практических советов:
- Контрольные встречи и звонки еженедельно или раз в две недели, чтобы узнать, как продвигаются дела
- Привлечение членов команды к ответственности, запрашивая обновления статуса задач
- Использование онлайн-инструментов для совместной работы, чтобы сотрудничать с членами команды и оставаться в курсе событий
- Проведение обзоров эффективности четыре раза в год
Чего вы ожидаете в будущем?
Наряду с этими тенденциями вы можете наблюдать значительный рост руководителей миллениалов, PMO (руководителей проектного офиса), уделяющих больше внимания мерам кибербезопасности, поэтому важно позаботиться об установке инструментов, которые защитят вашу работу на «удаленке» от различных взломов. В первую очередь, советую, ознакомиться с лучшими антивирусными программами и установить их, некоторые даже доступны онлайн. И однозначно, внимание к перечисленным в данной статье тенденциям поможет руководителям проектов добиться успеха.
Вам может понравится прочитать и эти материалы
Редактор Анна Захарченко - бизнес-аналитик