Как организовать описание и оптимизацию бизнес-процессов?

Представьте, что вы почувствовали легкое недомогание, обратились к врачу, прошли обследование и стали обладателем следующей справки:

Результаты обследования предприятия Х

Симптомы:
Нечетко сформированная стратегия ... нет целостного взгляда на предприятие ... организационный порядок не зафиксирован или зафиксирован формально … сотрудники и руководители имеют смутные представления о деловом процессе и своем месте в нем … нет четкого распределения прав, обязанностей и полномочий превалирование «местечковых» интересов … сложность во взаимодействии подразделений … высокие издержки и затраты … нет четкой системы распределения ресурсов … нет ответственных за результаты (ситуации «а кто шил костюм?») … слабая ориентация на клиента …
Диагноз: t: 39,8 C
Курс лечения: описать и оптимизировать бизнес-процессы
Примечание: рекомендовано в качестве великолепного и высокоэффективного лечебного средства в случае хронических заболеваний или острых приступов, а также в качестве профилактического средства «витаминизации» предприятия, в период интенсивного роста и развития

Не очень хочется стать обладателем подобной «справки», не правда ли? Как пройти этим курсом? - читай на развороте об организации проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов

Эта статья о внедрении бизнес-процессов посвящена не только тем компаниям, которые переживают острый кризис из-за тяжести нерешенных в свое время проблем, но и тем, которые регулярно проводят «витаминизацию» и сегодня являются успешными, растущими «вширь» предприятиями, стоящими на пороге открытия: пора применять технологии интенсивного пути развития.

Зачем моей компании нужно описание бизнес-процессов? — подумает иной руководитель, — Проблем и так хватает, а тут еще о какой-то оптимизации кругом говорят… Судите об этом, прочитав наш информационный выпуск до конца.

Консультанты компании «Ключевые решения» проанализировали наиболее частые запросы заказчиков на описание и моделирование бизнес-процессов и сформулировали основные области их применения:

1. Оптимизация деятельности предприятия.

Каждый успешный менеджер задается вопросами: как увеличить прибыль предприятия и снизить издержки? Какую стратегию поведения на рынке выбрать? Как наиболее эффективно организовать функционирование предприятия и управление им? Так или иначе, деятельность любого предприятия — это целый ряд определенных процессов. Их изменение или модернизация позволяет решать не только организационные, но и технологические проблемы, повышает качество продукта (товара, услуги). Ключевыми результатами оптимизации процессов являются:

• Анализ и расшивка «узких мест» бизнес-процесса;
  
• Функционально-стоимостной анализ (ФСА). ФСА — это технология, внедрение которой позволяет начать оптимизацию затрат и издержек предприятия, позволяет гибко управлять распределением ресурсов между конкретными операциями, чем значительно увеличивается конкурентоспособность компании.

2. Создание технического задания для создания и настройки модулей информационных систем управления.

Допустим, принято решение о покупке или разработке информационной системы управления предприятием (ИСУП). В любой компании-создателе ИСУП, скажут о необходимости сформировать техническое задание (ТЗ), отражающее требования и потребности заказчика. Чем грамотнее, четче оно составлено, тем дешевле и быстрее обходиться создание, тестирование и настройка модулей ИСУП. Консультанты «Ключевых решений» не раз наблюдали ситуацию: клиенту кажется, что он достаточно четко излагает свои мысли, требования и пожелания к ИСУП, а в это время глаза программистов окутывает пелена непонимания. И наоборот, когда начинают говорить программисты, «засыпает» клиент. Как сделать так, чтобы и клиент и программист говорили на понятном друг другу языке? Описание бизнес-процессов в решении данной задачи исполняет важную роль посредника между заказчиком и программистами, переводя потребность заказчика на понятный для разработчиков язык. Ключевые результаты описания (модель «как есть») — это:

• четкая картина всех исполнителей и механизмов, ресурсов и продуктов, задач и очередности их выполнения;
  
• четкая постановка задачи для проектирования ИСУП с учетом специфики организации. 

3. Автоматизация документооборота.

Иногда количество документов, маршруты их движения представляют собой загадку даже для сотрудников, их осуществляющих. Не говоря уже о руководителе, который либо тонет под ворохом бумаг, либо не имеет возможности оперативно принять управленческое решение ввиду отсутствия необходимых материалов. Вывод один — хаос можно автоматизировать! Правда, в этом случае получится автоматизированный хаос. Чтобы этого избежать, необходимо тщательно разобраться в текущей ситуации. Наилучший способ сделать это — описать процесс документооборота.

• описание создает целостную картину движения документов в организации: отражаются все документы, порядок их движения, проводимые с ними действия, все ответственные исполнители (модель «как есть»); 
  
• на основе описания можно создать новые схемы движения документов (без «провалов» и «зависаний»), которые качественно улучшат процесс документооборота;
  
• описание позволяет сформировать ТЗ на создание электронной системы документооборота.

4. Подготовка предприятия к сертификации по стандартам ISO.

Процессный подход впервые появился менее двадцати лет назад и был встречен достаточно равнодушно. И только в связи с массовым внедрением стандартов качества ISO 9000 управление бизнес-процессами в организациях начало набирать обороты.

Бизнес-процесс — это поток работы, идущих внутри предприятия от одного исполнителя к другому. Основная идея управления бизнес-процессами проста: работа в организациях не движется вверх и вниз по своей функциональной иерархии, она течет сквозь организацию в виде набора бизнес-процессов, которые в большинстве организаций никем не управляются и никто за них не отвечает.

Описание бизнес-процессов при подготовке предприятия к сертификации решает следующие ключевые задачи:

• Согласно рекомендациям, отраженным в стандартах ISO, для прохождения сертификации необходимо описание бизнес-процессов. Процессы предприятия исследуются консультантами на предмет их соответствия стандартам ISO. По результатам описания и анализа составляются рекомендации. Затем строится модель “как должно быть” (опять-таки в соответствии с требованиями ISO). 
  
• Часто вопрос стоит не только в том, как это сделать, но каким образом? Консультанты компании «Ключевые решения», к примеру, используют программное обеспечение IDEF 0 Em/Tool, рекомендованное Госстандартом Республики Беларусь в качестве кейс-средства для описания бизнес-процессов.
  
• По желанию заказчика консультанты сопровождают процесс перехода предприятия на работу по стандартам ISO.

5. Тиражирование бизнеса.

Некоторые организации активно развиваются за счет открытия типовых филиалов или подразделений. В данном случае логичным является вначале тщательно смоделировать уже работающие подразделения, изучить их бизнес-процессы, оптимизировать и зафиксировать в виде стандарта работ, а затем открывать новые филиалы по типовым схемам.

Организация проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов (БП)

Организация проекта описания и оптимизации БП — технология не сложная, тем не менее, она имеет строгие правила. Чем отличается описание бизнес-процессов от моделирования? Описание предполагает построение модели бизнес-процессов предприятия, это анализ и отражение существующего положения вещей — «как есть». Моделирование — это построение новых моделей на базе имеющихся на предприятии бизнес-процессов — «как должно быть». Проясним в данном выпуске основные этапы организации проекта по описанию и моделированию бизнес-процессов.

1. Описать цели и задачи проекта. Каких результатов нужно достичь в результате проекта? Обычно целеполагание осуществляет лицо, принимающее решение (ЛПР). Сформулированные ЛПР цели и задачи могут в дальнейшем уточняться, детализироваться на проектной группе. 

Обратите внимание: специалисты компании "Ключевые решения" также помогают с разработкой алгоритма управления по целевым показателям и внедрением систем управления проектами.

.
2. Сформировать проектную группу по описанию и оптимизации. Кого туда включать? Обязательно в проектную группу должны быть включены «хозяева» процессов. Например для банка, «хозяевами» будут являться руководители подразделений, отвечающих за кредитование, торговые операции, инкассацию, бюджет и т. д. На проектной группе:

• определяются процессы, подлежащие описанию и оптимизации,
  
• составляется план мероприятий, 
  
• распределяются задачи и обязанности, 
  
• назначаются ответственные 
  

Необходимо организовать обучение проектной группы правилам и технологиям описания и моделирования бизнес-процессов.

Далее проектной группой выбирается способ описания и представления бизнес-процессов и составляется словарь, который будет использоваться при описании и моделировании БП. Это нужно, чтобы исключить ситуации, когда один и тот же документ в разных подразделениях назывался по-разному. При описании это вносит сумятицу, несогласованность моделей, хаос и путаницу во время анализа. Поэтому лучше сразу определиться с терминологией.

3. Описание процессов «как есть». На данном этапе происходит:

• Сбор информации о бизнес-процессах предприятия (собеседования с участниками бизнес-процессов, анкетирования и т.д).
  
• Построение моделей бизнес-процессов «как есть».
  
• Согласование и корректировка моделей.
  

4. Моделирование бизнес-процесса. На данном этапе аналитики проектной группы анализируют модель «как есть», осуществляют поиск «узких мест» и составляют рекомендации по оптимизации бизнес-процесса. Далее, проектная группа выстраивает модель «как должно быть» с учетом рекомендаций и поставленных перед проектной группой целей. Далее построенная модель оптимизированного бизнес-процесса проходит процедуру согласования, коррекции и утверждения.

5. Организация и проведение работ по изменению существующих БП в соответствии с моделями «как должно быть». На данном этапе выстраивается план мероприятий по внедрению изменений в существующие бизнес-процессы предприятия, определяются способы, очередность изменений, разрабатываются новые регламенты и стандарты, технологии выполнения работ и операций, проводится обучение сотрудников и руководителей предприятия и т. д.

6. Анализ проведенных изменений. Здесь оценивается эффективность проведенных изменений, их соответствие поставленным целям. Если необходимо — разрабатываются корректирующие мероприятия. Например, проводится не разовый, а периодический аудит системы продаж.

7. Регулярный мониторинг БП. Вырабатывается система оценки эффективности бизнес-процессов (стоимость, скорость, качество выполнения и т. д.). Они сравниваются с выработанными показателями эффективности.

Итак, подводя итоги можно сказать, что описание и оптимизация бизнес-процессов позволяет:

• сокращать время и стоимость выполнения процессов;
  
• обеспечивать качество продуктов процесса (удовлетворенность потребностей и ожиданий клиентов);
  
• создает новые процессы (например, процессы развития, управления человеческими ресурсами и т.д.);
  
• создает эффективную систему контроля;
  
• создает «живые» управленческие документы и регламенты (например, политику мотивации персонала предприятия), превращая бизнес-процесс в технологию.

Кейс-средство для описания БП: Успех в бизнесе часто зависит от того, насколько хорошо организованы деловые процессы, отвечающие стратегическим целям предприятия. IDEF0/EMTool — это мощное CASE-средство функционального моделирования, которое позволяет описывать, анализировать и совершенствовать сложные деловые процессы. Оно помогает выявить и устранить лишние или неэффективные операции, снизить затраты, повысить производительность. IDEF0-модель позволит четко выявить факторы, оказывающие влияние на деятельность организации: какие операции являются наиболее критичными, как повысить их эффективность, какие ресурсы требуются для этого. Все это позволит получить целостное представление о том, как работает предприятие, начиная от маленького подразделения и заканчивая предприятием в целом. 

Средство моделирования
IDEF0/EMTool автоматизирует большую часть задач, решаемых при построении моделей процессов, а также обеспечивает автоматическую проверку синтаксиса модели и контроль связности частей модели между собой. Эти свойства отличают IDEF0/EMTool от обычного графического редактора. 

Оценка операций и процесса
IDEF0/EMTool обеспечивает возможность определения атрибутов, характеризующих отдельные операции и модель в целом. Это позволяет проводить необходимые вычисления для Функционально-Стоимостного Анализ (ФСА) и временного анализа деловых процессов. 

Выявление «Узких Мест»
В IDEF0/EMTool атрибуты могут описывать не только количественные, но и качественные показатели модели. Это дает возможность анализировать модель с помощью качественных метрик эффективности. Например, выявлять в составе деловых процессов операции, не добавляющие стоимость, вспомогательные операции и др. Такого рода операции являются “узкими” местами, т.к. они порождают затраты, но не создают потребительской стоимости.

Кстати, мнгое из описанного мы предлагаем в рамках Обучения действия. Этот метод зарекомендовал себя как один из самых эффективных, а безопасность обучения действием для любой организации прекрасно дополняет его практические результаты!

Вам может понравится прочитать и эти материалы