Добавьте в проект удовольствия! Организация проектного управления в компании с помощью Битрикс

Автор: Виктор Степанов, партнер, руководитель направления «Ключевые системы».

Часть I. Автоматизация бизнес процессов в Битрикс

Bitrix – динамично развивающаяся и при этом широко распространенная платформа. Новые возможности появляются с каждым релизом, и Сеть пестрит статьями и видео о различных лайфхах: как создать задачу путем отправки письма на хитрый адрес или как отобразить задачу из Битрикса одной компании в Битриксе другой компании (серьезно, такое возможно!). Но я хочу рассказать не о фичах для ценителей, а о базовых возможностях, регулярное применение которых поможет сделать ваши проекты успешнее. И это всего три «кита», на которых покоятся проекты, которые вы будете вспоминать с удовольствием:

1. Информирование стейкхолдеров
2. Совместная работа с файлами
3. Постоянное подключение

Ведение проектов в Битрикс и информирование стейкхолдеров

Давайте поговорим об информировании стейкхолдеров. «No news – good news» – это не про проекты. Давайте припомним другую английскую поговорку: «The less we know – the more we suspect» (Чем меньше мы знаем, тем больше подозреваем. Billings). Когда человек не имеет достаточно информации об интересующем его предмете, он начинает питаться слухами, догадываться, а еще хуже – придумывать и подозревать неладное. Поэтому очень важно своевременно давать стейкхолдерам (заинтересованным лицам проекта) информацию о ходе проекта, о том, что их ждет, что от них требуется и почему. 

Обратная сторона медали – избыток информации. Спонсору проекта не обязательно читать горячее обсуждение о выборе шрифта для буклета нового продукта. У каждой функциональной группы в крупном проекте – у маркетологов, дизайнеров и программистов – своя «туса», свои обсуждения, интересные только участникам. Получается, что в любом проекте образуются своего рода «коммуникационные круги», охватывающие разных участников проекта (причем один человек, выступая в проекте в различных ролях, может входить в несколько «кругов»).

При проектном управлении в компании каждому кругу будет соответствовать определенная форма коммуникации (в зависимости от срочности, насыщенности, частоты и других факторов). И Битрикс позволяет реализовать такую схему! Посмотрите на таблицу, которая обобщает основные задачи информирования стейкхолдеров применительно к функционалу Битрикс-портала:

Круг коммуникации	Информация	Инструмент
Прямая коммуникация двух участников проекта	Информация, не требующая внимания других участников проекта	Чат с коллегой Комментарии к задаче
Функциональная группа в проекте	Решение вопроса в рамках функциональной группы Обсуждение задачи по проекту	Чат функциональной группы Комментарии к задаче
Все участники проекта, срочная информация	Решение срочного вопроса с учетом мнения участников проекта	Чат группы проекта
Все участники проекта, несрочная информация	Еженедельная пятничная «отбивка»: что сделано за неделю, успехи и кризисы, планы на неделю вперед Сообщение о прошедшем собрании (повестка, выжимка решений, фото доски или заметок) Репортаж из командировки Благодарность члену команды (есть такая кнопка, поищите в меню) Выжимка интересной статьи по теме проекта со ссылкой	«Живая лента» группы проекта на портале
Вся организация	Сообщение о старте проекта с указанием ожидаемых эффектов, от лица спонсора проекта Сообщения о завершении этапов, о знаковых событиях в проекте  Сообщение о закрытии проекта с признанием полученных (и не полученных) результатов, благодарности команде и всем причастным	«Живая лента» портала организации

Лайфхаки ведения проектов в Битрикс

Все же упомяну об одном важном «лайфхаке» - функциональности Битрикс «экстранет». Система дает возможность приглашать в проект внешних участников проекта (например, подрядчиков, поставщиков, заказчиков и др. внешних партнеров). Такой участник проекта получает практически полный набор возможностей работы на портале, но только в рамках вашего проекта (например, не видит других сотрудников, живую ленту организации, общий календарь, папки других проектов). Включив ваших партнеров в свои проекты с помощью экстранет, вы вскоре обнаружите, что перестали заходить почту – все коммуникации перейдут на портал. 

Несколько слов о том, как писать о проекте в «живую ленту». Даже странно, почему одни и те же люди, делающие такие интересные посты в соцсетях, пишут такие унылые заметки в Битрикс! Добавьте фотографии с совещания (это создаст эффект присутствия у тех, кто не смог участвовать во встрече), поделитесь сомнениями, пригласите к обсуждению, обсудите проблему. Одним словом – делитесь!

Каждый проект имеет свою специфику, и есть проекты, которые должны проходить в условиях абсолютной секретности. Но это редкость. Как правило, прозрачность проекта способствует его успеху: команда проекта получает попутный ветер в парус; все вокруг завидуют команде и кусают локти, что им не повезло участвовать в таком полезном, интересном и насыщенном событиями проекте. Это внутренний PR, который способствует тому, что проект получает ресурсы и поддержку, конечные пользователи ждут новшеств (а не сопротивляются внедрению изменений), а команда старается изо всех сил. 

Хотите сделать ваш проект таким? 

В следующей статье мы расскажем, как Битрикс помогает организовать командную работу с файлами и информацией при работе над проектами. Следите за нашими обновлениями!

Задать вопрос Виктору Степанову.

Вам может понравится прочитать и эти материалы