У многих сотрудников, кто письменно отчитывается о работе каждый день или неделю, слово «отчет» вызывает неоднозначную реакцию. «Мы тратим много времени на его написание, а могли бы использовать его на работу» — примерно так говорит большинство. Руководитель в этом случае, как считают подчиненные — тот, «кому нечем заняться», и потому контролирует каждый их шаг. Андрей Черныш рассказывает, как отчеты помогают повысить эффективность работы сотрудников и как их грамотно составлять.
Если сотрудникам иногда отчитаться о работе сложнее, чем ее сделать, стоит обратить внимание на несколько моментов:
- Отчет — это подробная хронология действия, что было сделано за рабочий день или неделю. Это описание результата работы сотрудника. Важно, не как сотрудники пытались что-то сделать, а что именно сделали
- Если отчеты становятся формальными, то разделы, по которым сотрудники должны отчитываться, возможно, требуют корректировки
О чем должны отчитываться сотрудники
Отчет должен показать продуктивность использования рабочего времени и насколько сотрудники справляются с задачами. Любой отчет, если он не составляется и отправляется автоматизировано (например, через CRM) должен отображать, от кого и когда он отправлен, за какой период составлен.
Разделы должны показывать:
- Результаты и достижения за определенный период времени (в нашем случае это день или неделя). Чаще всего это выполненные задачи, поставленные в предыдущем отчете. К примеру, в планах на следующую неделю значилась доработка сайта компании. Результатом можно отметить закрытие задачи. Отмечая достижения, важны количественные показатели: цифры, факты
- Проблемы, для решения которых нужна помощь от руководства. Этот раздел помогает быстро решать оперативные вопросы. При этом важно предлагать план действий
- Проблемы, которые возникают в ходе работы, и варианты их решения
- Запланированные, но не выполненные задачи. Здесь важно не просто указать причину, по которой они не были сделаны, а что делается, чтобы ее устранить
- Планы на следующий отчетный период. Стоит ранжировать задачи по приоритетам, к примеру, важные срочные, важные несрочные, неважные срочные и т.д.
В отчет можно включить пункт, в котором сотрудники смогут задать вопросы лично руководителю (при необходимости). В некоторых случаях полезно кратко указать перечисление встреч, обсуждений и договоренностей. Это могут быть договоренности с клиентами, партнерами, коллегами из другого подразделения компании и т.п. Стоит указывать, сколько времени потрачено на эти встречи, чтобы понимать реально оставшееся время на выполнение задач.
Фото с сайта static45.siliconrus.cmtt.ru
Что от отчета ждут руководители
По тому, как написан отчет, можно составить «картинку» не только о профессиональных, но и о личных качествах сотрудника. Давайте посмотрим на отчет глазами руководителя.
Обычно считается, что еженедельные (или ежедневные) отчеты, которые пишут сотрудники, – это всего лишь инструмент контроля за их временем. Мне кажется, что у таких отчетов — совсем другие основные функции:
- Во-первых, это экономия времени — гораздо эффективнее получать регулярно от сотрудников записки и быстро их прочитывать, чем сумбурно «вылавливать» каждого и долго опрашивать, что сделано и нет ли каких проблем
- Во-вторых, это структурирование работы тех, кто отчитывается. Когда подчиненный вынужден писать отчеты, он осмысливает и организует свою работу. Ему приходят новые идеи, он чувствует дедлайн отчета, и это его подстегивает эффективнее использовать рабочее время
- В-третьих, неизбежность отчета, а не сам руководитель, хоть немножко воспитывает в сотрудниках самодисциплину
Исходя из этих функций, я сложил для себя оптимальную систему — не идеальную для любой ситуации, но подходящую для многих. Но прежде чем рассказать о ней, хочу поделиться еще тремя замечаниями.
Отчетность (т.е. фиксация факта) малополезна, если нет плана. Поэтому уважаемым руководителям, прежде чем заставлять сотрудников отчитываться, сначала придется заставить себя наладить процедуру планирования, а также регулярно составлять (или согласовывать) планы.
Если не будет планов по количеству встреч и звонков (для специалистов по работе с клиентами), по объемам продаж (для продавцов), по стратегическим задачам (для руководителей) и т.д., то ваши подчиненные сами будут вами управлять, отчитываясь о чем им вздумается.
Отчеты, написанные сотрудниками, работают зачастую только на экономию времени и не дают идеального (да честного говоря — никакого) контроля. Такой отчет — субъективный взгляд сотрудника на выполняемые им задачи, чреватый ошибками. Ведь даже самый дисциплинированный из них может что-то забыть, что-то приукрасить, о чем-то умолчать.
Поэтому прежде чем требовать от сотрудников отчетность, позанимайтесь лучше автоматизацией того, о чем может отчитываться. Для этого можно внедрить в компании CRM (если системы у вас еще нет), управленческий учет или корпоративный портал и т.д. И отслеживать таким образом KPI: количество звонков, чек-листы по выполненным задачам, выполнение финансового плана и т.д.
Не надо требовать от сотрудников объективности в отчетах, это бесполезно. Пусть объективные данные собираются из автоматизированных программ или от других служб, занимающихся учетом.\
Мне в отчетах сотрудников как раз интересно то, что нельзя посчитать, в том числе и их субъективное мнение — какие проблемы и почему не решаются, какие новые идеи возникли, как, по его ощущениям, мы продвинулись к нашим целям или вообще пошли не туда.
Резюмируя вышесказанное, самыми удобными способами отчетности для меня является два (могут применяться одновременно):
1. Еженедельный полуавтоматизированный отчет, составленный по принципу 5/15. Это значит, что на этот отчет у руководителя должно быть не больше 5 минут на прочтение и у сотрудника не больше 15 минут на его подготовку.
Этот отчет должен содержать автоматизированную и неавтоматизированную части. В автоматизированную часть включаются цифровые показатели, сравнение с планом и чек-лист по выполненным задачам. Неавтоматизированная часть состоит из личных комментариев сотрудника по следующим вопросам:
- Причины невыполнения или ухудшения показателей и задач из автоматизированной части
- Возникшие проблемы, предложения по решению, просьбы к руководству
- Идеи по улучшению работы
2. Ежемесячная (для сотрудников) и ежеквартальная (для руководителей) презентация на 3−5 слайдах, содержащая:
- Укрупненный анализ показателей и задач (в графике или диаграмме)
- Содержательные, написанные «с умом» выводы о прошедшем периоде — что самого важного и приоритетного удалось добиться, чего не удалось и почему
- Предложения по принципиальному изменению планов, логике работы, новым приоритетам и т.д.
Вам может понравится прочитать и эти материалы