Анна Захарченко, консультант проектного управления и администратор проектного офиса Ключевых Решений.
При проведении обучений по проектному управлению абсолютно разные клиенты часто задают один и тот же вопрос: чем отличаются разные методологии управления проектами, какой подход к лучше выбрать? Ответить на данный вопрос однозначно непросто.
Согласно опросу Hubstaff от 2021 года, 39% компаний, опрошенных в 2021 году, заявили, что их организация внедрила гибридные методы управления проектами.
В современном мире менеджеры и лидеры проектного управления не придерживаются единой методологии – они хорошо разбираются во многих из них и учатся сочетать различные методы, чтобы приспособиться к тому, что требует проект.
Давайте разберемся, что такое стандарты и методологии? Стандарт, в частности PMBоK, является сводом знаний, который служит для создания методологии, то есть он не является пошаговой инструкцией «как выполнить проект», в нем указывается процесс управления проектами с входами и выходами.
Методология представляет набор принципов, инструментов и методов, и эти принципы, инструменты и методы используются для планирования, выполнения и управления проектами.
То есть методология - это определенный фреймворк, который помогает вам наилучшим образом управлять своим проектом и руководить командой, способствуя совместной работе, которая приведет к достижению результата.
Умение управлять проектами является очень важным для организаций и команд, но для того, чтобы оно было действительно эффективным, вам нужно убедиться, что вы правильно сопоставляете свою методологию управления проектами с типом вашей команды, проектом, организацией и целями.
Методология должна быть основана на чем-то более фундаментальном, что диктует, почему мы делаем что-то определенным образом. Но рецепта успешного выполнения именно ваших проектов и именно в вашей компании вы не найдете ни в одном стандарте.
Рассмотрим простой пример описания процесса «разработки плана управления проектом» из PMBoK 6-е издание:
На первый взгляд все просто: берём устав проекта, собираем данные и определяем навыки межличностных отношений, после чего составляем и описываем план. Почему тогда все так мучаются с проектами? Дело в том, что методология как бы отдает специфику исполнения работ конкретному руководителю проекта, а сама концентрируется на внешнем контуре. Но зачастую именно в специфике исполнения и кроется вся сложность, так как каждая компания имеет свои особенности, свою инфраструктуру и культуру не только компании в целом, но и людей.
Все существующие методологии имеют свои преимущества и недостатки. Некоторые из них работают лучше в определенных отраслях или проектах, поэтому прежде, чем сделать выбор, необходимо изучить методологии управления проектами, а затем решить, какая из них лучше всего подходит именно для вас.
Самыми известными международными стандартами и методологиями по управлению проектами являются ISO 21500, C-PMBOK, APMBOK, которые в свою очередь ориентированы на PMBoK PMI (США), также известны и применяются во всем мире PRINCE2, P2M, ICB IPMA – эти методологии используют собственные подходы и никак не ориентируются на стандарт PMBoK.
Рис.1. Мировые стандарты и методологии управления проектами
В статье мы вместе рассмотрим, когда лучше использовать наиболее популярные подходы к управлению проектами и сравним PMBoK, PRINCE2 и гибкий фреймворк Scrum.
1. Начать хотела бы с наиболее распространенного и универсального стандарта PMBoK. Первое издание PMBoK было опубликовано в 1987г. для управления проектами оборонной и космической промышленности США, стандарт описан более, чем на 700 страницах.
PMBоK относится к пяти этапам процесса управления проектом: инициализация, планирование, исполнение, контроль и завершение. Он содержит множество процессов и методов управления проектами, с помощью которых можно оценить или завершить то, как вы управляете своими проектами, или используемую вами методологию.
Когда использовать:почти любой проект может извлечь выгоду из PMBоK, так как все проекты проходят различные этапы, описанные в своде знаний. Использовать лучше в тех проектах, где необходим полный «комплект» документации; описание процессов проекта, программы или портфеля; необходимо точное планирование требований и необходимых ресурсов в проекте на старте.
Но! Хочу отметить, что PMBоK предусматривает большое количество процессов, в 6-м издании их 49, эти процессы не всегда подходят для конкретной компании и на практике не все можно адаптировать под конкретную отрасль, также стандарт ориентирован на крупные проекты.
Рекомендации PMBоK полезны в качестве основы, но для того, чтобы реализовать их в качестве методологии, вам необходимо определить, какие процессы вы будете применять, когда, кем и в какой степени. Вы также должны учитывать структуру, управление и рабочие процессы вашей организации, адаптируя общие основы PMBоK к вашим конкретным обстоятельствам.
На данный момент PMI (Институт проектного управления) выпустил 7 изданий стандарта. Последний свод знаний по управлению проектами (PMBoK 7-го издания) имеет значительные отличия от предыдущих версий и ориентирован на гибкость к управлению, ценность, переход от процессов к принципам и от областей знаний к доменам исполнения.
2. Перейдем к рассмотрению методологии PRINCE2, первая редакция которого вышла в 1989 г. и была ориентирована на управление проектами по созданию IT в государственном секторе. PRINCE2 является процессно-ориентированной методологией, разделяющей проекты на несколько этапов, каждый со своими собственными планами и процессами. Методология определяет входы и выходы для каждого этапа проекта, чтобы ничего не оставалось на волю случая.
Рис.3. Процессы методологии PRINCE2.
Когда использовать: если у вас большой и неоднозначный проект, ведь PRINCE2 редко подходит для мелких проектов, прежде всего он предназначен и используется во всех правительственных учреждениях Великобритании и ООН. PRNCE2 достаточно гибкий и легко адаптируется под особенности организации, предполагает четкое распределение обязанностей между командой проекта, акцентирует внимание на постоянном совершенствовании и фиксации опыта команды.
Но! В описании PRINCE2 отсутствуют отраслевые практики и конкретные инструменты для работы в проекте; плохо раскрывает навыки «soft management», ориентирован на крупные компании.
Изначально методология PRINCE2 основана на восьми высокоуровневых процессах и дает командам больший контроль над ресурсами и возможность эффективно снижать риски. Но с другой стороны, процесс может сделать его трудоемким и обременительным для небольших проектов.
3. Перейдем к рассмотрению более гибких методологий, за основу возьмем SCRUM, который представляет собой короткий «спринтерский» подход, он считается самым структурированным и наиболее популярным из гибких методов Agile. Сразу поясню, что Agile не является методологией, так как он, в первую очередь, включает особые подходы к производству и управлению проектами, и предполагает более гибкие подходы, именно поэтому мы рассматриваем Scrum.
Scrum популярен тем, что сочетает в себе элементы классического процесса и идеи гибкого подхода. В итоге чего и получилось сбалансированное сочетание структурированности и гибкости.
Особенность Scrum в том, что он разбивает ваш проект на части, своеобразные результаты, которые сразу могут быть использованы для получения ценности, которые называются product backlog.
Рис.4. Процесс методологии Scrum.
Когда использовать: методология Scrum применима к любой отрасли, ее легко адаптировать, проста в понимании и освоении, ориентируется на потребности бизнеса и на клиента, предполагает получение быстрых результатов и быстрое внедрение изменений. Идеальна для команд до 10 человек и часто связана с двухнедельными циклами и с короткими ежедневными собраниями.
Работа делится на «спринты», цикл разработки обычно длится 2-4 недели, в течение которых проходят ежедневные «Scrums», на которых команда сообщает о прогрессе и препятствиях.
Но! Важно отметить, что методология предъявляет высокие требования к команде проекта, которая должна быть кроссфункциональной и иметь определенную степень зрелости и сработанности; предполагает необходимость активной вовлеченности клиента в процесс разработки и учета особенности создаваемого продукта. И, в отличие от PMBoK, не подходит для проектов, требующих точное планирование и последовательность выполнения (пример, Строительство дома).
Сравним рассмотренные методологии между собой:
|
PMBoK |
PRINCE2 |
SCRUM |
| Ориентирован на крупные компании и крупные проекты | Ориентирован на крупные компании и проекты | Для небольших проектов |
| Ориентирован на проекты, требующие точное планирование и последовательность выполнения | Тщательное планирование проекта перед стартом и четкая организация всех стадий процесса | Для гибких проектов |
| Жесткие рамки и требования | Жесткие рамки и требования | Нет жестких рамок и требований, есть место экспериментам, меняющимся бюджетам и срокам. |
| Заказчик не привлекается к рабочему процессу | Заказчик редко привлекается к рабочему процессу | Взаимодействие с заказчиком в процессе разработки |
| Ответственность за результат в целом на команде | Ответственность за результат лежит на Совете проекта (Конечном пользователе, Заказчике, Поставщике) | Личная ответственность каждого участника команды за результат |
| Владелец продукта минимально задействован в рабочем процессе | Владелец периодически задействован в рабочем процессе | Максимальное вовлечение владельца продукта в рабочий процесс |
| Каждый рабочий процесс –отдельная фаза, которая длится до тех пор, пока не проходит этап тестирования и одобрения | Все семь процессов представляют набор операций, которые длятся до момента представления определенных результатов, их тестирования и одобрения | Рабочий процесс разбивается на короткие спринты. Обычно от 1 недели до 1 месяца |
| Множество ролей (Владелец проекта, Заказчик, Главный поставщик проекта, команда проекта, Руководитель проекта, Администратор проекта, рабочая группа, конечный пользователь и стейкхолдеры), определяются руководителем проекта в каждом отдельно взятом проекте по необходимости. | Для всех проектов определены и описаны 8 основных ролей: Executive, Senior User, Senior Supplier, Project Assurance (Business, User and Supplier), Change Authority, Project Manager, Team Manager(s), Project Support. | Меньше ролей: Менеджер продукта, Scrum-мастер, команда разработчиков. |
Но какая методология подходит именно Вам? Как же выбрать правильную методологию управления Вашими проектами?
В первую очередь важно понимать, что выбор методологии зависит от вашей команды, самого проекта и объема работ. И поскольку вы уже знаете, что не существует универсального метода, подходящего для всех типов бизнеса, размеров компании или отраслей, важно, чтобы вы потратили некоторое время на выбор правильной методологии управления проектами именно для вас.
Я сформулировала несколько простых шагов, чтобы помочь решить, какую методологию управления проектами использовать в вашем проекте:
- Сперва необходимо рассмотреть факторы вашего проекта по их простоте или сложности. Например, начать с клиента, доступных ресурсов и ограничений проекта (склонность к изменениям и риску), сроков, инструментов и людей. Перечислите эти факторы и обозначьте их в соответствии с их простотой или сложностью.
- Определить жесткость или гибкость работы в проекте. Если вы работаете в среде, где есть стремление к развитию и изменениям, гибкие методологии подойдут вам больше. Если работаете с фиксированными требованиями, сроками и бюджетом, то вам лучше использовать стандарт PMBoK.
- Затем стоит разобраться в том, какую задачу нужно решить. Лучше та методология, которая ведет вас к вашим стратегическим целям самым непосредственным образом, с наибольшей выгодой и наименьшим негативным воздействием.
- Объективно определите размер компании и команды - они имеют весомое и решающее значение при выборе методологии.
- При применении конкретного подхода или метода, применяйте его, но адаптируйте под особенности именно вашей компании.
Правильная методология может поднять ваш проект на новый уровень, сделать проект в максимально короткие сроки и помочь менеджеру проекта извлечь максимальную выгоду. Но, важно понимать, что методологии управления проектами всего лишь инструменты, помогающие нам реализовать проекты, поэтому не может быть универсального подхода к управлению проектами. Каждый подход предлагает уникальные принципы для ведения проекта от инициализации до его завершения.
Предпочитаете ли вы гибкие методологии, как Scrum, который в большей степени подходят для управления IТ-проектами или более традиционное и классическое управление проектами, как издания PMBoK, чаще используемые в строительстве и производстве – для каждой команды найдется своя методология управления проектами.
Но независимо от того, какую методологию вы выберете, вам нужен удобный, гибкий и простой в использовании инструмент управления проектами, который будет поддерживать вас на каждом этапе жизненного цикла проекта.
Поэтому выбор верной методологии зависит только от вас, вашего понимания, специфики работы проектной команды и самого проекта. Совершенствуйте свои знания по управлению проектами, прочтите свод знаний, либо пройдите обучение, которое позволит сформировать понимание об управлении проектами. А затем применяйте и адаптируйте эти знания именно под вашу компанию.
Таким образом, вы, как успешные руководители, сократите время на реализацию проекта и новые знания помогут достигнуть необходимых результатов по завершению проекта.
Вам может понравится прочитать и эти материалы