Анализ и разработка системы управления организацией на примере разметочного бизнеса

1. Проблема. Ситуация.

Группа компаний «СТиМ» уже более 10 лет успешно развивает направление по производству и продаже материалов для нанесения дорожной разметки, а также по производству техники для выполнения данных видов работ.

При этом бизнес-направление по оказанию услуг нанесения разметки является сравнительно новым в компании и до 2018 г. развивалось стихийно. Однако за последние годы наблюдается значительный рост объемов заказов, в следствии выхода компании на новые регионы в России, Казахстане, Литве. Такое активное развитие поспособствовало необходимости структурировать бизнес по данному направлению и систематизировать дальнейшее масштабирование.

На старте проекта систему управления бизнесом «Разметка» можно было охарактеризовать как «непрозрачную». Среди острых вопросов для компании были:

• недостаток грамотной системы управления проектами – не оптимальность распределения бригад на проекты, сложности в оценках сроков выполнения работ, сдвиги сроков проектов, слабые возможности для оперативного контроля результатов;
• непрозрачная оценка себестоимости работ и наличие возможностей для хищения материалов и неоптимального использования техники;
• нечеткие разграничения зон ответственности сотрудников и необходимость их пересмотра в связи с масштабированием;
• слабая степень автоматизации бизнес-процессов, обмен большинством документов на бумажных носителях, отсутствие желания работников вносить изменения в порядок своей работы.

Разработка концепции системы управления организацией

Процесс разработки системы управления организацией предполагает не просто "бумажную" работу в кабинете, а активное подключение сотрудников компании со множеством внутренних интервью и согласований. При этом на практике разработка организационного проекта системы управления малой организации бывает даже сложнее, чем создание концепции или эффективного проекта для большого уже действующего предприятия.

2. Ключевое решение

Для погружения в текущую ситуацию на старте проекта консультантами "Ключевых решений" была проведена экспресс-диагностика организации путем:

• интервью СО ВСЕМИ ключевыми сотрудниками направления «Разметка»;
• изучения отчетных форм;
• анализа фактических данных по эффективности работы направления;
• ознакомления с используемыми информационными системами на рабочих местах сотрудников;
• анализа системы управления трудом в организации.

В дальнейшем работа по построению системы управления продолжилась в формате групповой работы, с активным привлечением сотрудников заказчика к обсуждению работоспособной системы и требуемых изменений, что позволило повысить их уровень вовлеченности и понизить уровень сопротивляемости изменений.

На какие вопросы мы пытались получить ответы в процессе работы?

• Насколько текущая организация процесса анализа системы управления внутри помогает менеджерам?
• Какие методы анализа системы управления будут более эффективны в этом конкретном случае?
• Можно ли улучшить не только систему управления и анализа, но и планирование в организации?
• Как поможет наш анализ в изменении системных функций управления менеджерам разного уровня?
• Совпадают ли декларируемые цели с результатами анализа целей организации и системы управления?

В качестве дополнительного источника сбора информации в ходе проекта был использован бэнчмаркинг путем осуществления поездки на экскурсию в компанию, успешно занимающейся разметочным бизнесом в Литве и с хорошо отлаженной системой управления.

В ходе проекта формировались требования для дальнейшей автоматизации в единой информационной системе, однако, чтобы оперативно протестировать идеи на старте, некоторые возможности реализовывались посредством Google форм на этапе тестирования гипотез.

На завершающем этапе проекта происходила выработка показателей, которые необходимо контролировать и их привязка к конкретным должностям.

3. Разработка системы управления организацией: результаты

По итогам проекта Заказчик получил описание комплексной системы управления разметочным бизнесом, включающую:

1. полноценный анализ проблем системы управления организацией и ее эффективности на разных этапах;
2. оргструктуру компании с учетом планируемого масштабирования и должностные инструкции для каждой из ролей, задействованных в процессе;
3. модели процессов TO BE, описанные в нотации BPMN;
4. анализ информационной системы управления в организации и требования к автоматизации системы для возможности дальнейшей передачи на оценку вендорам информационных систем;
5. анализ управления коммуникациями в организации и дифференцированную систему отчетности с учетом разграничений прав доступа сотрудников к информации (структурированный список документов с указанием необходимых атрибутов и визуализированные шаблоны отчетов);
6. систему взаимосвязанных показателей в древовидной структуре, с закреплением показателей за ответственными (в структуре бизнеса «Разметка», в Управляющей компании и в других организационных единицах Группы).

Консультанты "Ключевых решений" имеют опыт анализа организации систем управления промышленным предприятием и небольшим торговым ООО, образовательной организацией и строительным трестом. Текущий кейс - важное вложение в копилку нашего опыта по разработке систем СТРАТЕГИЧЕСКОГО управления, включая персонал организации, информационную структуру и управление ресурсами.

4. Отзыв Клиента

Отзыв клиента согласовывается и будет размещен в скором времени.

> Заказать анализ и разработку системы управления

Специалисты компании “Ключевые решения” проведут анализ существующей системы управления организации, ее состояния, функций, проблем в вашей компании, используя наилучшие методы построения системы менеджмента. Мы также работаем с анализом систем управления персоналом и оптимизацией их функций, и готовы на реальных примерах проконсультировать и организовать процесс внедрения подходящего для вас решения.

Более 10 лет на рынке консалтинга по оптимизации систем менеджмента в организациях Беларуси, России, Украины, и других стран! Звоните и пишите прямо сейчас.